Eine Busfahrt für 50 Personen hat viele kleine Teile, und meistens hängt alles an einer Person: der Lehrerin, die den Schikurs organisiert, dem Obmann des Musikvereins oder der Assistenz, die den Betriebsausflug plant. Diese Checkliste für das Bus mieten teilt die Arbeit in vier Phasen. Jede Phase endet mit einem klaren Ergebnis, bevor die nächste beginnt. Sie können die Seite ausdrucken und die Punkte der Reihe nach abhaken.
So nutzen Sie die Liste: Phase 1 erledigen Sie, bevor Sie Angebote einholen. Phase 2 beginnt, sobald die ersten Angebote da sind. Phase 3 gehört in die letzten zwei Wochen vor der Reise, Phase 4 in den Reisetag selbst.
Phase 1: Vor der Anfrage
Ziel dieser Phase ist eine Anfrage, die ein Busunternehmen ohne Rückfrage kalkulieren kann.
Eckdaten der Fahrt
- Reisedatum und Ausweichtermin, falls Sie flexibel sind
- Abfahrtsadresse mit einer Stelle, an der ein großer Bus sicher halten kann
- Zieladresse und alle geplanten Zwischenhalte
- Gewünschte Abfahrtszeit und spätestmögliche Rückkehr
- Tagesfahrt oder Mehrtagesfahrt, und ob der Bus vor Ort bleiben soll
- Bei Mehrtagesfahrten: grobes Programm mit Ausflügen vor Ort
Gruppe und Gepäck
- Zahl der Mitfahrenden einschließlich Begleitpersonen
- Kinder oder Jugendliche dabei? Dann Zahl und Alter notieren
- Rollstühle, Rollatoren oder Personen mit eingeschränkter Mobilität
- Gepäck: Koffer, Schi und Snowboards, Instrumente, Fahrräder, Kisten
Wünsche an den Bus
- Benötigte Ausstattung, etwa WC, Klimaanlage, Kühlschrank oder Mikrofon für die Reiseleitung
- Passende Busgröße grob festlegen, Hilfe dazu im Ratgeber Busgrößen
- Budgetrahmen intern klären, etwa pro Person
- Bei Schulen und Vereinen: Wer unterschreibt den Auftrag, wer bekommt die Rechnung?
Phase 2: Nach den Angeboten
Ziel dieser Phase ist ein unterschriebener Auftrag mit klaren Bedingungen. Sobald die Angebote der Busunternehmen bei Ihnen eingetroffen sind, prüfen Sie jedes Angebot nach denselben Punkten.
Inhalt des Angebots
- Bustyp und Zahl der Sitzplätze stimmen mit Ihrer Gruppe überein
- Datum, Zeiten und Strecke entsprechen Ihrer Anfrage
- Endpreis mit oder ohne Umsatzsteuer ist klar angegeben
- Satz für zusätzliche Stunden oder Kilometer ist genannt
Nebenkosten
- Maut auf Autobahnen und Schnellstraßen: enthalten oder nach Beleg
- Bergstraßen, Busparkplätze und Einfahrtsgebühren am Zielort
- Unterkunft und Verpflegung des Buslenkers bei Mehrtagesfahrten
- Zweiter Fahrer bei langen Strecken, falls nötig
Bedingungen
- Stornofristen und Stornogebühren
- Was gilt, wenn weniger Personen mitfahren?
- Anzahlung, Restzahlung und Zahlungsziel
- Ansprechperson beim Busunternehmen mit Telefonnummer
Entscheidung
- Angebote nebeneinanderlegen und nicht nur den Endpreis vergleichen
- Offene Fragen telefonisch klären
- Gewähltes Angebot schriftlich annehmen
- Auftragsbestätigung anfordern und ablegen
- Den anderen Busunternehmen kurz absagen
Warum diese Punkte wichtig sind, erklärt der Ratgeber Tipps zum Bus mieten.
Phase 3: Vor der Abfahrt
Ziel dieser Phase ist, dass alle Beteiligten denselben Plan kennen. Beginnen Sie damit etwa zwei Wochen vor dem Reisetag.
Mit dem Busunternehmen
- Endgültige Personenzahl melden
- Abfahrtszeit und Treffpunkt nochmals bestätigen
- Zeitplan mit Pausen und Programmpunkten schicken
- Adressen von Hotel, Quartier oder Veranstaltungsort weitergeben
- Handynummer des Buslenkers oder der Disposition notieren
- Klären, wo der Bus am Ziel parken und wo er Fahrgäste aussteigen lassen darf
Mit der Gruppe
- Treffpunkt und Uhrzeit an alle schicken, mit dem Hinweis, 15 Minuten früher da zu sein
- Teilnehmerliste mit Notfallnummern erstellen
- Hinweis zum Gepäck geben: wie viel und was ins Handgepäck gehört
- Regeln für den Bus ansprechen: anschnallen, Müll mitnehmen, nicht im Gang stehen
- Bei Fahrten ins Ausland: gültige Reisedokumente für alle
- Bei Schulveranstaltungen: Einverständniserklärungen und Medikamentenliste
Phase 4: Am Reisetag
Ziel dieser Phase ist eine pünktliche, ruhige Abfahrt und eine Rückkehr ohne offene Punkte.
Vor dem Einsteigen
- Als Erste oder Erster am Treffpunkt sein
- Den Lenker begrüßen, Zeitplan kurz durchgehen
- Gepäck geordnet einladen, Zerbrechliches zuletzt
- Anwesenheit anhand der Teilnehmerliste prüfen
Während der Fahrt
- Alle schnallen sich an, sobald sie sitzen
- Pausen gemeinsam mit dem Lenker einhalten, die Lenkpausen sind vorgeschrieben
- Bei jedem Halt vor der Weiterfahrt durchzählen
- Verspätungen sofort mit dem Lenker besprechen
Nach der Ankunft
- Bus auf liegengebliebene Sachen kontrollieren
- Abfall mitnehmen
- Abweichungen vom Plan notieren, etwa zusätzliche Stunden
- Rückmeldung an das Busunternehmen geben
Zusatzpunkte je nach Anlass
Nicht jede Fahrt ist gleich. Je nachdem, wer unterwegs ist, kommen ein paar Punkte dazu.
Schikurs, Projektwoche und Wandertag
- Schi, Snowboards und Schuhe zählen und dem Busunternehmen melden
- Lenkerzimmer im Quartier anfragen oder klären, wer es organisiert
- Abfahrt so legen, dass die Anreise vor der Zimmerübergabe nicht zu früh endet
- Begleitpersonen im Bus auf die Plätze verteilen
- Notfallplan für Kinder, die unterwegs krank werden
Vereinsausflug und Konzertreise
- Instrumente, Trachten oder Fahnen als Gepäck angeben
- Ein- und Ausladen bei Auftrittsorten zeitlich einplanen
- Zustiegsstellen in mehreren Ortsteilen mit dem Busunternehmen abstimmen
- Bei Heurigenbesuch oder Weinverkostung: Rückfahrtzeit fest vereinbaren
Betriebsausflug und Firmenfeier
- Rechnungsadresse und Bestellnummer der Firma angeben
- Zustieg an mehreren Standorten oder am Bahnhof klären
- Bei Abendveranstaltungen eine späte Rückfahrt und mögliche Verlängerung vereinbaren
- Werbematerial oder Messeausstattung als Gepäck melden
Häufige Fragen zur Checkliste
Wann sollte ich mit Phase 1 beginnen?
So früh wie möglich, sobald Termin und Ziel feststehen. Für Fahrten in der Schikurs-Saison von Jänner bis März und an Adventwochenenden empfiehlt sich ein Vorlauf von mehreren Monaten.
Was mache ich, wenn sich die Personenzahl nach der Buchung ändert?
Melden Sie die Änderung schriftlich beim Busunternehmen. Je nach Bedingungen ist ein kleinerer oder größerer Bus möglich, und der Preis wird angepasst.
Was gehört unbedingt in die Auftragsbestätigung?
Datum, Abfahrts- und Rückkehrzeit, Adressen, Bustyp mit Sitzplätzen, Preis, die vereinbarten Nebenkosten sowie Storno- und Zahlungsbedingungen. Was nicht schriftlich festgehalten ist, lässt sich später schwer klären.
Was tue ich, wenn der Bus am Reisetag nicht pünktlich ist?
Rufen Sie zuerst die Handynummer des Lenkers an, danach die Disposition des Busunternehmens. Deshalb gehören beide Nummern in Phase 3 auf Ihre Liste. Informieren Sie die Gruppe kurz und halten Sie alle am Treffpunkt beisammen, damit die Abfahrt ohne weitere Verzögerung klappt, sobald der Bus da ist.
Muss ich Angebote einzeln bei Busunternehmen anfragen?
Nein. Über Bus mieten stellen Sie eine kostenlose Anfrage, und Busunternehmen aus der Region schicken Ihnen ihre Angebote direkt.